Колко писма имате в пощенската си кутия? 1000? 2000? А колко непрочетени? Един от хората зад компанията, създала Gmail, може най-добре да ви обясни как да организирате електронната си кореспонденция

Бившият изпълнителен директор (и настоящ изпълнителен председател) на интернет гиганта "Гугъл" Ерик Шмит е съавтор на книгата How Google Works, откъдето са тези съвети за справяне с електронната поща, поместени от сп. "Тайм".

1. Отговаряйте бързо, дори да е съвсем лаконично.

2. Не бъдете многословни - все пак не съчинявате есе. Бъдете наясно обаче, че да пишеш кратко и стегнато обикновено изисква повече време, не по-малко. Правете си чернова, от която после изтрийте ненужните думи. Мислете за думите на покойния Елмор Ленард, когато го питали за успеха му като писател: "Махам онези места, които хората са склонни да пропуснат при четене."

Виж още: Как да върнете обратно имейла, който току-що изпратихте

3. Чистете редовно пощенската си кутия. Времето, през което мислите кое писмо да подхванете първо, е пропиляно. Когато отваряте ново съобщение, имате няколко възможности:

- прочитате достатъчно, за да осъзнаете, че изобщо няма нужда да го четете,
- прочитате го и действате веднага,
- прочитате го и действате по-късно,
- прочитате го по-късно (защото си струва, но не е спешно и е прекалено дълго, за да го четете в момента).

Изберете веднага една от тези опции, за предпочитане първите две. Принципът е да се занимаете с дадено писмо само веднъж. Ако не действате веднага, ще трябва да го препрочитате, което е 100% загуба на време.

Ако се справяте с това, пощенската ви кутия е вашият списък със сложни задачи за решаване и неща, изискващи по-задълбочен преглед (които да разчиствате всяка вечер, за да останат не повече от пет), плюс няколко, оставени за по-късно.

4. Отговаряйте най-напред на последното писмо - понякога някой вече се е погрижил за въпросите, повдигнати в предишните.

5. Не забравяйте да препратите на другите информация, която би им била полезна. В края на деня се запитайте какво би трябвало да препратите на някого, но не сте направили.

6. Когато слагате някого на скрито копие (Blind carbon copy), се запитайте защо. Отговорът почти винаги е, че се опитвате да скриете нещо, а това е непродуктивно, дори нечестно.

Употребата на Bcc е препоръчителна само когато премахвате някого от списъка с кореспонденция относно дадена тема. Когато отговаряте на всички (Reply All) в дълга поредица имейли, преместете хората, които вече не са част от дискусията, в полето Bcc, като отбележите това в текста на писмото си. Те ще са ви благодарни.

7. Не викайте. Ако имате нужда да покрещите на някого, направете го лично. ПРЕКАЛЕНО ЛЕСНО Е да го сторите по електронен път.

8. За да следите по-лесно дали нещо, което сте поискали, е изпълнено, сложете себе си на копие и го класифицирайте в папката Follow Up. По-късно ще ви е по-лесно да го откриете и препратите наново с въпроса "Това направено ли е?".

9. Улеснете търсенето си в бъдеще. Ако мислите, че нещо ще ви потрябва по-нататък, препратете го до себе си, като добавите няколко ключови думи, които описват съдържанието му. Джонатан (съавторът на книгата Джонатан Розенбърг, бивш вицепрезидент на "Гугъл", отговорен за продуктите - бел.ред.) например сканира паспорти, шофьорски книжки и други лични документи, които си препраща с описателни ключови думи. Ако някое от тези неща изчезне по време на пътуване, копията са лесно достъпни.

Виж още: Топ 25 личности в бизнеса от 1989 г. насам