Няколко лесни начина как писмото, което пращаме, да не отиде в папката "Спам"

В работното ни ежедневие ни се налага изключитено често да пишем имейли. С тях поддържаме професионалните си контакти, привличаме клиенти, отговаряме на запитвания, комуникираме с колеги от други отдели, които трябва да ни свършат определена работа и т.н. 

Така всеки ден в електронните ни пощи попадат множество писма. Понякога те са толкова много, че четем само тези, които смятаме за важни. Това означава обаче, че и другите правят същото. Как тогава нашето писмо да бъде прочетено? 

Какво би накарало един човек да прочете писмото и да ви отговори? 

Освен това предизвикателството става още по-голямо, когато разполагате с минимум време, за да изразите посланието си и да направите първо впечатление. Един човек се нуждае от 100 милисекунди, за да изгради интуитивна представа за другия. 

Ето 6 стъпки, които ще направят имейлите ви същински оръжия за създаване на отлична представа за вас: 

1. Използвайте професионален имейл адрес 

Ако искате да ви възприемат сериозно, подходящото име на електронната поща е задължително. Мейлите, които сме правили в тийнейджърските години, не са най-добрата идея, когато искаме да комуникираме на професионално ниво. С подходящо име не само ще избегнете автоматичното изпращане на имейл адреса ви в папка "Спам", но и ще създадете бързо представа за вас, основана на добри първи сигнали. Препоръчваме ви да използвате Gmail или друга платформа, която се ползва с уважение в професионалните среди. 

Виж още: Как да върнете обратно имейла, който току-що изпратихте

2. Използвайте творчески и насочващи теми на писмата си 

Когато пристига писмо в електронната поща, получателят се заглежда по имейл адреса, името на изпращащия и темата. Последната е изключително важна. Как сте я формулирали има значение за това дали въобще ще бъде отворено писмото. 

3. Обърнете се лично 

Преди да се обърнете към потенциалните клиенти, посветете нужното време, за да си напишете домашното. Можете ли да научите нещо повече за интересите им и детайли, които биха били от полза за бизнеса, който развиват? Разгледайте уебсайта им и социалните им акаунти. Можете също така да използвате силата на обръщение по първо име. Когато поставите "Г-н" или "Г-жо", веднага се появява бариерата. А вие не я искате, нали така? 

Виж още: Девет правила за имейлите от шефа на "Гугъл"

4. Изразете своите очаквания 

Да, клиентът може да отвори имейла ви и да го прочете. Но задържали ли сте интереса му след прочитането на темата на писмото? Първите изречения също са важни. Дори първият параграф. Те трябва да съдържат достатъчно допълнителна и поясняваща темата информация. Например, как сте открили имейла и компанията, какво ви е накарало да осъществите контакт с нея, малко статистика за проектите и задачите, които досега сте изпълнявали блестящо. 

5. Бъдете кратки и чаровни 

Не си позволявайте да пишете прекалено дълги писма. В днешно време бизнесът няма време за дълги пространни обяснения. Направо въведете читателя в същността на посланието си. 

Виж още: Разберете дали имейлът ви е прочетен

6. Установете усещане за доверие и благонадеждност 

Първите впечатления обикновено остават за дълго в съзнанието на човека. Ако успеете с един имейл да създадете усещане за доверие и благонадеждност, това е страхотно. Имейлът ви трябва ясно да изразява, че вие сте експерт в областта си и можете да помогнете с опита и продуктите си. Накрая винаги предоставете възможност на реципиента да ви отвърне. Или пък оставете едно изречение, като това "Моля, уведомете ме, ако тази седмица имате време, което да ми отделите за кратък разговор".

Източник: Profit.bg