Какви недопустими за етикета при комуникацията през имейл допускаме

В днешно време професионалната комуникация се извършва до голяма степен през имейли. Буквално на минута в интернет се изпращат над 150 млн. имейла. 

И въпреки това все още много хора не умеят да си служат с този метод на комуникация. При писането на имейли има специфичен етикет, който трябва да се спазва, ако искаме да ни разбират възможно най-добре. Липсата на интонация и комуникацията само чрез написани думи оставя много възможности за недоразумение. 

От "Бизнес инсайдър" ни показват най-често допусканите грешки при писането на имейли:

1. Прекалено непринудени сме. Тонът на съобщението трябва да отразява връзката ни с получателя. Ако използваме прекалено непринуден стил, това би изглеждало непрофесионално. Трябва да сме крайно пестеливи при използването на удивителни знаци, емотикони, цветен текст, странни шрифтове и т.н.

2. Прекалено сухи сме. Не бихме искали да звучим и като роботи. Отговорът с по едно изречение или дума би могъл дори да засегне ответната страна.

Виж още: Какво се случва за 60 секунди в интернет

3. Изпращане на копие без одобрение. Когато искаме да добавим още някого в комуникацията, трябва внимателно да преценим дали коментарите от една от страните в подходящ тон за четене и от новите участници. Може шефът да е споделил неформално мнение за клиент или дори колега да е вмъкнал лична информация, която не е необходимо да се чете от други.

4. Изпращане на имейли в 3 часа сутринта. Може да сме работохолици и вдъхновението да ни завладява по малките часове, но отсрещната страна може да ни сметне за вманиачени. Ако действително сме в настроение да напишем мейл в неподходящо време, най-добре да го запазим в чернови.

5. Липса на каквато и да е тема на писмото. Това може да бъде дразнещо за получателя, който е принуден да отворите съобщението, за да разбере, за какво става дума.

Виж още: Как да върнете обратно имейла, който току-що изпратихте

6. Използването на личен мейл с нелепо име. Ако ще изпращаме имейл с професионална насоченост, независимо дали става дума за клиент, колега или потенциален работодател, трябва да избягвайме използването на непрофесионален имейл акаунт. Това би поставило негативен тон на кореспонденцията от самото начало.

7. Пишем, докато сме гневни. Хората винаги помнят гневните мейли. Ако пишем писмо в състояние на афект, нека го оставим да престои няколко часа или ден и да го прегледаме отново, за да изтрием всичко негативно преди да го изпратим.

8. Изпращането на "спешни" имейли, които не са спешни. Подобно на лъжливото овчарче, ако злоупотребяваме с маркера "спешно", в един момент, когато наистина изпратим спешен мейл, никой няма да ни обърне внимание.

9. ПИСАНЕТО С ГЛАВНИ БУКВИ. За повечето е всеизвестно, че това е равнозначно на крещене, крайно неуместно и несъвместимо с добрия тон.

Виж още: Девет правила за имейлите от шефа на "Гугъл"

10. Да бъдем неучтиви. Ако добре познавме човека, на когото пишем, може да не сме прекалено учтиви, но ако пишем до клиент или партньор, добре е да не забравяме да използваме думи като "моля "," благодаря" и да подписваме "с уважение".

11. Многобройните правописни грешки. Изпращането на мейл от смартфона не е извинение за немарливостта ни.

Източник: "Бизнес инсайдър"